Prioriteti i obaveze

Novi Zagreb -  Osim svakodnevnog odlaska na posao obaveze su svi manji zadaci koje izvršavamo u tom periodu. Oni su ponekad posloženi tako smišljenim redom da nas čine majstorom u njihovom izvršavanju, no ne rijetko zbog većeg broja obaveza pomiešljaju se i postaju neizvedivi u bilo kojoj kombinaciji. Kao takvi čine kaos i izazivaju kod nas stres i opterećenje. To je trenutak u kojem sve novo što nam dolazi izgleda kao nezaustavljiva bujica koja uporno kuca na vrata naših još nezavršenih zadataka.

Tko je preživio, taj će nadživjeti sebe

Dobro obavljeni i odrađeni zadaci ipak ne pršte uvijek svojom uspješnošću jer se postavlja pitanje, koliko su oni obavezni i tko ih takvima naziva. Oni su linearno poredani po hitnosti te čine neki niz, koji može izazvati košmar u našim glavama u onom trenu kad nenajavljeni zadatak uzdrma već postojeću shemu. Linearno rješavanje zadatak može izazvati frustracije zbog vremenskog ograničenja koje je u tom slučaju glavni okidač stanja u kojem ćemo se nalaziti i osjećati. Kako rastegnuti vremensku crtu i učiniti je većom nego što jest?

Okreni ploču

Kada vrijeme rastegnemo kao žvakaću, bliže smo rješenju nerješivih obaveza. Vrijeme postavljanja zadataka ne bi smjelo biti postavljeno linearno. Postavimo ga u dubinsku strukturu i grupirajmo sve zadatke po sličnosti. Pružimo si, u strukturi određene slobode već u startu. Ovakva struktura vizualno predočena sliči na igricu Super Mario, ali ne u linearnom slijedu lijevo desno, nego u vertikalnom smjeru. Srž toga nije linija s označenim punktovima već razbacane stanice, odnosno zadaci koji su raspršeni s lijeve i desne strane zamišljenog vertikalnog pravca kojim se krećemo. Više će me shvatiti oni koji su se penjali na umjetnu stijenu. Svi penjači imaju isti zadatak, no s obzirom na izbočine na tom putu i njihove potrebe da na cilj stignu brzo, spretno ili sigurno odabiru koje izbočine koristiti. Mnoge od njih ne koristite, a na neke se vraćate kako bi promijenili smjer i olakšali si put. Zaključak je da čitavo vrijeme tražite svoj put, vama najučinkovitiji. Zbog toga je ova disciplina prvenstveno mentalni sport i to ga čini izuzetno zanimljivim. Manje razmišljaš o svojoj snazi, a više o strategijama kojima snagu prilagođavaš.

Ovo je za mene najbolji primjer organizacije vremena i određivanje prioriteta. Jedan zadatak može povući drugi zadatak asocijativno ili preskočiti neke zadatke čija se rješenja kriju u drugima. Kada postignemo da više istih ili sličnih zadataka odradimo zajedno, širimo postojeće vrijeme i dobivamo osjećaj da ga istovremeno kupujemo.

Vrlo banalan primjer je kad vam se pokvari jedan od kućanskih uređaja koji otvara novi zadatak koji ne postoji u već postojećem sistemu obaveza za ovaj tjedan.

Pressing

„Pucate po šavovima kolegice V., eee, onda ćete još uz to napraviti i to i to….“

Mnoge čujem kako kažu da bolje funkcioniraju kad imaju puno obaveza. Jedna mi je kolegica ispričala priču kako u svom poslu kao menadžerica kad je pucala po šavovima šef joj je dao još obaveza. Davao joj je toliko obaveza dok ju pritisak nije prisilio da nauči organizirati svoje vlastito vrijeme. Naučila je i to joj je bio cilj.

Aleksandra poziva sve svoje
fanove na  ugodno zajedničko
 druženje, gdje će te biti u prilici
bolje se upoznati, i dobiti
odgovore na svoja pitanja

Zamislite da imate svoj tjedni raspored koji okvirno trebate zadovoljiti. U njemu nema prostora ni za kakvu drugu aktivnost. Mnogo mogućih aktivnosti već ste odbili, eliminirali i ne želite razmišljati o njima. Odjednom, u utorak u jutarnjim satima suočavate se s poplavom i puknućem vodovodne cijevi. Reagirate vrlo brzo. Zovete dežurne službe, vodoinstalatere i u relativno kratkom roku dogovarate već isti dan njihov dolazak u vaš dom. Dolazak je moguć tek nakon vašeg posla, što je u redu, u kasnim popodnevnim satima. Bez obzira što inače u to vrijeme pijete kavu sa susjedom ili ste dogovorili informacije u školi svog djeteta, otvarate prostor vodoinstalateru i tekuće obaveze prebacujete u jedno drugo vrijeme, možda sljedeći tjedan. Odrađujete to jako uspješno.

Prioriteti

Uviđajući PRIORITET i fleksibilnost u stvaranju novih kombinacija dovelo vas je do uspjeha.

Kad neku svoju želju ili potrebu za nekom radnjom koju kao novu želimo unijeti u svoj raspored vidimo kao „puknuće vodovodne cijevi u našoj kući ili stanu“, ona postaje prioritet za koji možemo otvoriti vremenski prostor ili kako popularno možemo čuti u poslovnom svijetu,“stvoriti vrijeme“.

Za nemili događaj nismo imali otvorenu niti jednu vremensku poziciju, a ubrzo smo je stvorili u samo par misaonih koraka. Čista kombinatorika, kako bi matematičari rekli.

Sjetite se kada idete na put i imate više robe nego li može stati u torbu. Dobrom kombinatorikom pojedinih predmeta dobivate prostor koji u početku nije postojao. Bili biste sretni samo s time da uspijete utrpati sve stvari u kofer, a sada odjednom imate i prostor plus. Zanimljivo, u potpunosti!

Obaveza nije prioritet, jednako kao što i prioritet nije obaveza 

I jedno i drugo iz naslova mogu postati ono što vi želite. Kada god kažete da za nešto nemate vremena to nije vaš prioritet, no može postati, ako ga preuokvirite  u jednaku važnost kao i važnost popravka puknute cijevi.

Kako neke od neprioriteta stvarate da postanu vaši prioriteti, jer ih smatrate važnima, možda zdravima ili korisnima za vaš život?

Novac

Jednaka je stvar s novcem. Vaš budžet je posložen i točno se u njemu svaki mjesec zna što je predodređeno za što. Uleti li vam nešto o čemu niste razmšljali,  automatski ćete reći da nemate novaca. Uviđavajući korist, važnost, zdravlje ili bilo što na duge staze što će vam donijeti nova investicija, od na oko nebitne stvari u stanju ste stvoriti novi prioritet. Ulazeći u vašu mapu budžeta on pomete sve ono što je nebitno kako bi sebi stvorio financijski prostor.

Organizacija vremena je igra prioriteta i obaveza.

Igraj se.

I jedan krajnje ljudski i prijateljski savjet:

„Ne podižite ruku na sebe!“

Ako niste napravili nešto što ste naumili sa svog spiska, ne zaboravite se vratiti korak unazad i pogledati koliko toga jeste napravili, te kažite sami sebi:

„Ok, ovo je upravo ono što sam danas i trebao/la napraviti, da je moglo više, bilo bi više.

Bilo je onoliko koliko je trebalo biti.“

I kada vidite da nešto ne stignete – namjerno usporite. O tome u sljedećoj kolumni.